Wil je graag een beurs organiseren? Dat vereist planning en voorbereiding. In deze blog lees je alle belangrijke stappen en tips om een succesvolle beurs te organiseren. Lees hieronder verder voor meer informatie.
Bepaal het beursdoel voorafgaand aan het evenement. Wat willen jouw standhouders bereiken en wat trekt bezoekers naar jouw evenement? Komen ze om te netwerken, nieuwe producten te ontdekken, te leren of specifieke stands te bezoeken? Analyseer de behoeften van jouw doelgroepen en neem deze mee in het ontwerp van de beurs. Als het doel netwerken is, zorg er dan bijvoorbeeld voor dat er in verschillende ruimtes zitjes zijn om te praten of organiseer diverse netwerksessies. Denk vooraf na over hoe je jouw doelgroepen en standhouders kunt voorzien in hun behoeften.
Een van de eerste prioriteiten bij het organiseren van de beurs is het vaststellen van de locatie en de datum. Zorg ervoor dat de gekozen datum ver genoeg in de toekomst ligt en communiceer deze ruim op tijd, zodat genodigden de beurs kunnen inplannen. Houd ook rekening met feestdagen en vermijd overlappingen. Het selecteren van de juiste locatie is een cruciale, zij het uitdagende taak. De locatie moet goed aansluiten bij de doelgroep, de omvang van de beurs en de gewenste uitstraling of doelstellingen. Maak een lijst van potentiële locaties en bezoek ze allemaal om weloverwogen keuzes te kunnen maken.
Begin met het opstellen van een globale schatting om het budget te bepalen. Vervolgens vraag je offertes aan om te verifiëren of deze schatting realistisch is. Indien de offertes de schatting overstijgen, zal het budget moeten worden aangepast. Als dit niet mogelijk is, zullen er andere keuzes moeten worden gemaakt. Diverse kosten komen vaak voor bij het organiseren van een beurs, zoals de locatiehuur, elektriciteit en verlichting, de kosten voor sprekers en ander entertainment, de huur van beursstands en beurswanden. Vergeet ook niet om de kosten voor sponsoring mee te nemen in de berekening.
Om ervoor te zorgen dat alles goed loopt, is het belangrijk om een betrouwbaar team samen te stellen dat effectief kan samenwerken tijdens de voorbereiding en op de dag zelf. Een goed georganiseerd evenement vereist een duidelijk draaiboek waarin alle belangrijke informatie wordt gedeeld. Het ideale team voor dit evenement bestaat uit diverse mensen die elkaar goed aanvullen en effectief samenwerken. Elk teamlid moet beschikken over zijn of haar eigen expertise, zodat jullie elkaar optimaal kunnen ondersteunen en er geen belangrijke zaken over het hoofd worden gezien. Door alle taken goed te verdelen, kun je ervan uitgaan dat het een succesvolle en georganiseerde dag wordt.
Manieren om je doelgroep te bereiken bij het organiseren van een beurs:
Wanneer je een beurs organiseert heb je natuurlijk de lekkerste gerechten nodig, ander is de beurs niet compleet! Eten en drinken moeten serveren aan alle gasten kun je natuurlijk niet zelf doen. Het kost veel tijd en moeite, waardoor je zelf niet kunt genieten van het feest. Daarom raden we je aan om een cateringbedrijf in te schakelen. Bij het organiseren van een straatfeest hoef je je dan geen zorgen te maken over de verzorging van je gasten.
Wil je de catering van je straatfeest laten verzorgen op een gewenste locatie? Runderkamp is jouw cateraar op locaties door heel Nederland. Neem vrijblijvend contact op voor het aanvragen van een offerte. Bij vragen over de mogelijkheden kun je uiteraard ook telefonisch contact met ons opnemen. Wij verzorgen graag de catering van jouw beurs.
